Resumen de transacciones de intercambio electrónico de datos (EDI)



Descripción general de las transacciones de intercambio electrónico de datos (EDI)

Si trabaja con compras o ventas, inevitablemente se encontrará con transacciones EDI. El intercambio electrónico de datos, comúnmente abreviado como EDI, es un formato estándar para el intercambio de datos comerciales.

Las transacciones de intercambio electrónico de datos (EDI) son un área del comercio electrónico que las empresas utilizan, por ejemplo, una empresa puede desear enviar electrónicamente un pedido de compra a otro y esto se puede realizar utilizando EDI.

Las transacciones de EDI se diseñaron para ser independientes de las comunicaciones utilizadas por las empresas o de la tecnología de software que genera los datos EDI.

Formatos EDI

Sin embargo, existen estándares que determinan cómo debe formatearse cada mensaje.

Hay cuatro estándares EDI: UN / EDIFACT, que es el único estándar internacionalmente reconocido y se usa principalmente fuera de Norteamérica, ANSI ASC X12 es el estándar utilizado en Norteamérica, TRADACOM, que es utilizado por empresas minoristas británicas, y ODETTE que es utilizado por los fabricantes de automóviles europeos.

La implementación de EDI es importante para las empresas, ya que puede reducir significativamente el costo de envío de documentos.

Costos EDI versus Beneficios

Una orden de compra en papel requiere recursos para imprimir el pedido, enviarlo por fax o publicarlo en el proveedor. EDI envía automáticamente el documento electrónico al proveedor, lo que reduce el costo de envío del pedido. Se han realizado estudios sobre los ahorros en los costos de implementar EDI, incluido un informe del grupo Aberdeen en 2008, que destacó que en los Estados Unidos costó $ 37. 45 para producir y enviar un pedido en papel, mientras que solo cuesta $ 23. 83 para enviarlo usando EDI.

No todas las empresas usan EDI. Hay un costo para implementar y mantener la tecnología requerida para realizar EDI. Cada socio comercial con el que una empresa quiera utilizar EDI puede requerir recursos para su configuración, y esto puede ser costoso para compañías más pequeñas o empresas sin recursos técnicos.

Algunas compañías que dicen usar EDI pueden recibir pedidos de forma electrónica pero no pueden cargar esos pedidos automáticamente en sus sistemas de ventas.

Los pedidos de EDI se imprimen y se ingresan manualmente en sus sistemas informáticos.

Esta situación es común cuando las empresas tienen sistemas de pedidos vencidos que no tienen la capacidad de aceptar o generar pedidos de EDI.

EDI Cómo funciona

Hay una serie de formas en que los mensajes de EDI se transmiten entre los socios comerciales. El método más común era usar una red de valor agregado o VAN. Esto permitió a las empresas enviar una transmisión que luego fue revisada por la VAN y luego enviada al destinatario correcto.

Más recientemente, se está utilizando un nuevo método para la transmisión EDI. Esto se llama AS2, que significa Declaración de aplicabilidad 2, y fue defendido por Wal-Mart, quien exige que todos sus proveedores utilicen este método.Al utilizar AS2, los documentos EDI se transmiten a través de Internet y la seguridad del documento se logra mediante el cifrado y el uso de certificados digitales.

Hay docenas de documentos EDI que pueden ser implementados por una compañía y sus socios comerciales. Bajo el estándar ANSI ASC X12, los documentos EDI son parte de una serie, por ejemplo, hay una serie de órdenes, una serie de almacenaje, una serie financiera, etc.

Además, hay una serie de series que se relacionan con industrias específicas tales como gobierno, seguros, hipotecas y automotriz.

Para muchas empresas, solo implementarán una pequeña cantidad de documentos EDI con sus socios comerciales, comúnmente en las series de pedidos, series de manejo de materiales y series de entregas.

Por ejemplo, una empresa que implementa EDI entre ellos y una empresa de logística externa solo puede implementar cinco documentos EDI, como un EDI 940 para una orden de envío de almacén, EDI 943 para un aviso de envío de transferencia de almacén, EDI 944 para un consejo de recibo de transferencia de almacén, EDI 945 para un aviso de envío de almacén y EDI 947 para un consejo de ajuste de inventario de almacén.

Transacciones EDI usadas con frecuencia en la cadena de suministro

753 Solicitud de instrucciones de enrutamiento

754 Instrucciones de enrutamiento

816 Relaciones organizativas

818 Informe de ventas de comisiones

830 Plan de planificación con capacidad de publicación

832 Catálogo de precios / ventas

840 Solicitud de presupuesto

841 Especificaciones / Información técnica

842 Informe de incumplimiento

843 Respuesta a la solicitud de cotización

845 Reconocimiento / estado de autorización de precio

846 Consulta de inventario / Aviso

847 Material Claim

848 Hoja de datos de seguridad del material

850 Orden de compra

851 Calendario de activos

852 Datos de actividad del producto

853 Instrucción de enrutamiento y transporte

855 Confirmación del pedido de compra

856 Notificación / manifiesto de envío

857 Notificación de envío y facturación

860 Solicitud de cambio de orden de compra - Comprador iniciado

861 Recibo de aviso / certificado de aceptación

862 Programa de envío

863 Informe de resultados de prueba

865 Reconocimiento / Solicitud de cambio de orden de compra - Vendedor Iniciado

866 Secuencia de producción

869 Consulta del estado del pedido

870 Informe del estado del pedido

873 Servicios del movimiento de productos

874 Respuesta de los servicios del movimiento de productos

878 Autorización / desautorización del producto

879 Información de precio

882 Información de resumen de entrega directa de tienda

Características de cuenta de venta minorista

888 Artículo Mantenimiento

Anuncio de promoción 889

890 Gestión de contratos y reembolsos

893 Solicitud de información de artículo

Entrega 895 / Reconocimiento o ajuste de devolución

940 Pedido de envío de almacén

943 Asesoramiento de envío de transferencia de stock de almacén

944 Aviso de recepción de transferencia de almacén

945 Consejo de envío de almacén

947 Consejo de ajuste de inventario de almacén

Actualizado por Gary Marion, experto en logística y cadena de suministro.