Guía del empleador: ¿Qué compensación a los empleados es imponible?

Guía del empleador sobre la indemnización del empleado sujeta a impuestos
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Cuando se trata de calcular los ingresos gravables para nuestros empleados, puede ser difícil determinar qué es imponible para los empleados y qué no. Parece que todo tipo de ingresos es imponible, pero eso no es necesariamente cierto. Este artículo analiza los tipos de pagos que realiza una empresa a los empleados, cuáles de estos pagos están sujetos a impuestos y cualquier excepción.

Cuando se trata de calcular los ingresos gravables para nuestros empleados, puede ser difícil determinar qué es imponible para los empleados y qué no. Parece que todo tipo de ingresos es imponible, pero eso no es necesariamente cierto. Este artículo analiza los tipos de pagos que realiza una empresa a los empleados, cuáles de estos pagos están sujetos a impuestos y cualquier excepción. También responde preguntas sobre el valor de los beneficios y la retención de los beneficios.

La remuneración y los beneficios del empleado que están sujetos a impuestos deben incluirse en el Formulario W-2, Declaración de sueldos e impuestos del empleado. El Formulario W-2 es una forma complicada, y se incluyen muchos tipos de ingresos.

Esta discusión es general y no pretende brindarle todos los detalles de situaciones específicas. Las regulaciones del IRS para el pago y los beneficios del empleado sujeto a impuestos son complicados, y existen muchas limitaciones y exclusiones. Consulte la información al final de este artículo si desea profundizar en los detalles de cualquiera de estos elementos.

Beneficios y pagos gravables

Todos los pagos que realiza su empresa a los empleados por trabajo están sujetos a impuestos, incluidos los sueldos y salarios, propinas, comisiones y tarifas, beneficios y opciones sobre acciones. Además, todos los beneficios que proporciona a los empleados. Aquí hay más detalles

El ingreso bruto del empleado está sujeto a impuestos para el empleado, incluido el pago de horas extras para los empleados no exentos y ciertos empleados exentos de bajos ingresos.

Todos los ingresos por propinas . El ingreso de propinas se incluye con todos los demás ingresos en las casillas correspondientes en el Formulario W-2. Tenga en cuenta que los consejos asignados (los determinados por una fórmula para todos los empleados que reciben propinas) deben mostrarse en el Cuadro 8, pero no en otros artículos de ingresos.

Las comisiones de los empleados se incluyen en los ingresos gravables. Si un empleado recibe comisiones anticipadas por servicios que se realizarán en el futuro, esas comisiones, en la mayoría de los casos, estarán sujetas a impuestos cuando sean recibidas por el empleado.

Si un empleado utiliza un automóvil de la empresa con fines comerciales, el millaje personal que maneja el empleado está sujeto a impuestos como beneficio. Puede otorgar al empleado una asignación por el uso comercial del automóvil, y esta asignación no está sujeta a impuestos.

Las opciones sobre acciones pueden estar sujetas a impuestos para los empleados cuando se recibe la opción, o cuando se ejerce, o cuando se desechan las acciones. Lea más acerca de cómo se gravan las opciones sobre acciones.

Beneficios gravables y otros pagos

Todos los beneficios para empleados están sujetos a impuestos, excepto aquellas porciones de beneficios que el empleado paga. Por ejemplo, si su compañía y el empleado comparten el costo de las primas de atención médica, la parte del costo del empleado no es imponible para el empleado.

Las bonificaciones, los premios y los obsequios a los empleados generalmente son gravables para el empleado.Esto incluye tarjetas de regalo y artículos en días festivos. La excepción son los pagos de minimis (pequeños) otorgados a los empleados de manera poco frecuente.

Algunos beneficios no gravables

Los beneficios de compensación al trabajador no son gravables para los empleados.

Los beneficios de cercanías y transporte de las empresas a sus empleados generalmente están excluidos de los impuestos. Hay excepciones y límites, así que lea más acerca de cómo funcionan estos beneficios de transporte y transporte, incluidos los beneficios de ciclismo, estacionamiento y transporte público.

Las comidas provistas a los empleados pueden no estar sujetas a impuestos si son pequeñas y se brindan con poca frecuencia. El IRS tiene reglas complicadas sobre qué comidas provistas por el empleador son y no están sujetas a impuestos.

El costo de hasta $ 50,000 de cobertura de seguro de vida a término grupal otorgado a los empleados no está incluido en sus ingresos. Los costos de seguro de vida pagados por su compañía de más de $ 50,000 son gravables para los empleados. Este costo se incluye en el Cuadro 1 y en el Cuadro 12 como una de las opciones.

Los beneficios de asistencia educativa menores a $ 5, 250 pagados a los empleados en un año calendario no son gravables para el empleado si se proporcionan como parte de un programa calificado de asistencia educativa. Para obtener más información sobre los programas de asistencia educativa, consulte la Publicación 971 del IRS.

Los beneficios de la condición laboral generalmente no están sujetos a impuestos. Estos son productos o servicios proporcionados por el empleador para que los empleados los ayuden a trabajar.

Estos beneficios incluyen, por ejemplo, herramientas y equipos y uniformes.

Las contribuciones del empleador a un plan de jubilación calificado por el IRS para los empleados no son gravables para el empleado en el momento en que se realiza la contribución. Pero los retiros de planes de jubilación 401 (k) o IRA están sujetos a impuestos (tanto la contribución del empleador como la contribución del empleado).

Retención para pagos y beneficios de empleados sujetos a impuestos

Para complicar más las cosas, debe retener los impuestos a la renta federales y estatales de los pagos y beneficios imponibles. Además, debe retener los impuestos FICA (Seguro Social y Medicare) de algunos, pero no de todos estos beneficios. La Publicación 15-B del IRS enumera todos los beneficios aplicables y qué retención se debe tomar.

¿Cuánto valen estos beneficios?

El valor del pago es bastante fácil de determinar, pero ¿qué pasa con el valor de un regalo o de una comida o un beneficio de transporte? Valorar algunos de estos beneficios que son gravables para los empleados puede ser complicado. El IRS tiene una regla general de valoración que se utiliza para determinar el valor de la mayoría de los beneficios complementarios. Por lo general, el valor es el valor justo de mercado; es decir, cuál es el precio en una transacción independiente.

¿Aquí hay un ejemplo? ¿Cuál es el valor del uso de un empleado de las instalaciones de fitness de la empresa? Probablemente sea el costo de una membresía si la instalación funcionara con fines de lucro.

¿Estos pagos son deducibles de mi negocio?

La mayoría de los pagos que hace a los empleados y los beneficios de los empleados son gastos comerciales deducibles para su empresa.Esta es una compensación entre pagos y beneficios deducibles para la empresa y sujetos a impuestos para el empleado. Por ejemplo, si proporciona una computadora portátil a un empleado, el uso comercial de este artículo es deducible para usted como empleador. Cualquier uso personal es imponible para el empleado.

¿Quién es un empleado para estos propósitos fiscales?

Esta información es para ayudar a los propietarios de negocios a comprender el pago y los beneficios imponibles para los empleados. No incluye pagos a contratistas independientes, excepto para el pago directo de servicios.

Ciertos accionistas de corporaciones del Subcapítulo S no se consideran empleados a los efectos de gravar los salarios y los beneficios. El IRS dice:

Un accionista del 2% es alguien que posee directa o indirectamente (en cualquier momento del año) más del 2% de las acciones o acciones de la corporación con más del 2% del poder de voto. Trate a un accionista del 2% como lo haría con un socio en una sociedad para fines de beneficio marginal, pero no trate el beneficio como una reducción en las distribuciones al accionista del 2%.

Para obtener más información

Puede encontrar información más detallada sobre el estado tributario de varios beneficios para empleados en la Publicación 15-B del IRS, y la Publicación 525 del IRS contiene más detalles sobre la compensación e impuestos a los empleados.